ย้ายข้อมูลเข้า ERP ใหม่: วางวันตัดระบบและตรวจยอดอย่างไร

แยกข้อมูลประวัติออกจากข้อมูลที่ต้องทำงานต่อ

ไม่ใช่ทุกเอกสารเก่าต้องถูกย้ายเป็นรายการทำงานในระบบใหม่ แยกข้อมูลหลัก ยอดยกมา เอกสารที่ยังเปิดค้าง และประวัติสำหรับค้นย้อนหลัง เช่น ใบสั่งซื้อที่รับบางส่วนต้องย้ายยอดค้างและเลขอ้างอิงให้ตรวจต่อได้

เก็บระบบเดิมหรือคลังเอกสารในรูปแบบอ่านย้อนหลังได้ตามนโยบายที่เหมาะสม หากเลือกย้ายเฉพาะประวัติบางช่วง ต้องแจ้งทีมว่ารายงานเปรียบเทียบจะดึงข้อมูลจากที่ใด

ซ้อมย้ายให้เหมือนวันจริง

กำหนดเวลาหยุดแก้ข้อมูลเดิม สกัดไฟล์ นำเข้า ตรวจยอด และผู้ลงนามเปิดใช้งานให้ชัด รอบซ้อมควรบอกได้ว่าขั้นตอนไหนใช้เวลานานและอะไรทำให้ต้องยกเลิกแผน

ตัวอย่างสมมติ มียอดสินค้า 100 หน่วย แต่ใบส่งของ 12 หน่วยยังไม่บันทึก หากยกยอดก่อนแล้วบันทึกใบส่งของย้อนหลังโดยไม่มีจุดตัดชัดเจน จะตัดซ้ำหรือไม่ตัดเลย จึงต้องตกลงสถานะเอกสาร ณ เวลาตัดระบบ

สิ่งที่ต้องกระทบยอด ไม่ใช่แค่จำนวนแถว

แผนถอยกลับต้องตอบเรื่องงานที่เกิดใหม่

การกู้ฐานข้อมูลอย่างเดียวไม่พอ หากระบบใหม่รับบิลไปแล้วต้องรู้ว่าจะนำบิลเหล่านั้นกลับไปอย่างไร ใครตรวจเอกสารซ้ำ และลูกค้าจะได้รับเลขอ้างอิงใด

ตั้งช่วงดูแลหลังเปิดใช้พร้อมรายงานข้อแตกต่าง เจ้าของงานควรแยกปัญหาข้อมูล ปัญหากติกา และปัญหาโปรแกรม เพื่อแก้ตรงจุด ไม่ปรับยอดทิ้งเพียงให้รายงานเท่ากัน

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มทำระบบ

• ผู้อนุมัติวันตัดระบบและเกณฑ์ go/no-go
• ไฟล์ก่อนย้ายและหลังย้ายพร้อมยอดตรวจ
• รายการเอกสารค้างและผู้รับผิดชอบ
• ซ้อมกู้คืนและทวนรายการที่เกิดหลังเปิดใช้