ก่อนเริ่ม ERP จัดข้อมูลสินค้า ลูกค้า และหน่วยนับอย่างไรให้ไม่พังตั้งแต่วันแรก

ข้อมูลหลักเป็นกติกาที่ทุกฝ่ายต้องใช้ร่วมกัน

ERP เชื่อมงานได้ดีเมื่อสินค้า ลูกค้า ผู้ขาย คลัง และหน่วยนับมีความหมายเดียวกัน รหัสไม่จำเป็นต้องสวย แต่ต้องคงที่และไม่ถูกนำกลับมาใช้แทนสินค้าใหม่ หากฝ่ายขายเรียกอีกชื่อ ให้เก็บชื่อค้นหาเพิ่มแทนการสร้างสินค้าซ้ำ

เลือกเจ้าของข้อมูลแต่ละชุด เช่น คลังดูแลหน่วยนับ ฝ่ายขายดูแลเงื่อนไขลูกค้า บัญชีตรวจข้อมูลออกเอกสาร คนที่มีสิทธิ์แก้ไม่ควรเท่ากับทุกคนที่มีสิทธิ์ดู

หน่วยนับต้องระบุทิศทางแปลงให้ชัด

ตัวอย่างสมมติ รับสินค้า 3 ลัง ลังละ 12 ชิ้น ระบบควรเพิ่ม 36 ชิ้นในหน่วยฐาน ถ้าสินค้าบางรายการหนึ่งลังมี 24 ชิ้น ต้องเก็บอัตราแปลงต่อสินค้า ไม่ใช้กฎเดียวทั้งบริษัท

หากขนาดบรรจุเปลี่ยนภายหลัง ต้องรักษาค่าในเอกสารเดิมไว้ ไม่ให้เอกสารเดือนก่อนคำนวณใหม่ด้วยอัตราวันนี้ บาร์โค้ดแต่ละระดับบรรจุควรผูกกับหน่วยขายที่ถูกต้อง

ตัวอย่างตารางตรวจข้อมูลก่อนนำเข้า

อย่ารอให้ข้อมูลสมบูรณ์ทุกช่องจึงเริ่ม

แยกข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานระยะแรกออกจากข้อมูลเสริม แต่ช่องจำเป็นต้องมีเกณฑ์รับเข้า เช่น รหัสไม่ซ้ำ หน่วยฐานมีค่า และข้อมูลภาษีผ่านผู้รับผิดชอบ

ทำรอบทดลองนำเข้า ตรวจจำนวนรายการ สุ่มเอกสารจริงที่ปกปิดข้อมูลอ่อนไหวแล้ว และเก็บรายงานรายการที่ไม่ผ่าน ให้ทีมแก้ต้นทางได้ ไม่ควรให้ผู้พัฒนาเดาค่าที่หาย

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มทำระบบ

• รายการไฟล์ต้นทางและคนรับรองแต่ละชุด
• ตารางรหัสเก่าเทียบรหัสใหม่ที่เก็บไว้ย้อนตรวจ
• ตัวอย่างสินค้าหลายหน่วย ล็อต และซีเรียล
• กติกาขอสร้างหรือเปลี่ยนข้อมูลหลังเริ่มใช้